S účinností od 1.1.2018 dochází na základě zákona č. 368/2016 Sb. (novela tzv. zákona proti praní špinavých peněz, zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, zákona o zadávání veřejných zakázek a souvisejících zákonů) ke zřízení tzv. evidence skutečných majitelů, tj. informačního systém veřejné správy, který je veden rejstříkovými soudy, a ve kterém se evidují údaje o skutečném majiteli právnické osoby zapsané do veřejného rejstříku. Účelem evidence je rozklíčování vlastnické struktury dané právnické osoby, a to až na úroveň konkrétní fyzické osoby/fyzických osob, které mají na dotčenou právnickou osobu relevantní vliv, aby se tím předešlo potenciálnímu střetu zájmů např. v případě zadávání veřejných zakázek.
Povinnost zapsat údaje o svém skutečném majiteli mají právnické osoby bez zbytečného odkladu od vzniku povinnosti – tj. bezodkladně po 1.1.2018 (společnosti zapsané do obchodního rejstříku nejpozději do 1.1.2019). Pokud zvažujete v nejbližších týdnech účast v zadávacích řízeních dle zákona o zadávání veřejných zakázek, doporučuji registraci provést co nejrychleji. Splníte zákonnou povinnost a vyhnete se i složitému prokazování skutečného majitele prostřednictvím několika desítek dokumentů (prokazujících vlastnickou strukturu směrem nahoru), které by se musely zadavateli na jeho žádost předkládat. Zadavatel Vás nebude moct z důvodu neprokázání skutečného majitele vyloučit.
Skutečný majitel
Skutečného majitele definuje zákon proti praní špinavých peněz jako fyzickou osobu, která má fakticky nebo právně možnost vykonávat přímo nebo nepřímo rozhodující vliv v dotčené právnické osobě, přičemž zákon stanoví domněnku, že za tuto osobu je automaticky u obchodní korporace považována fyzická osoba, která sama nebo společně s osobami jednajícími s ní ve shodě disponuje více než 25% hlasovacích práv v dotčené právnické osobě, nebo v tomto rozsahu má podíl na základním kapitálu či na zisku dotčené právnické osoby, anebo je vůči této právnické osobě ovládající osobou. Neexistuje-li taková fyzická osoba či nelze-li ji určit, uplatní se konstrukce, že za tuto osobu je považována fyzická osoba, která je členem statutárního orgánu.
Dopady u zadávání veřejných zakázek
Na rozdíl od právní úpravy účinné do konce roku 2017, nově zadavatel již není povinen v zadávací dokumentaci vymezit požadavek na identifikaci skutečnýchmajitelů a dokladů, které prokazují jejich vztah k dodavateli, tato skutečnost se bude zjišťovat pomocí evidence skutečnýchmajitelů. Zadavatel i přesto může po účastnících zadávacího řízení (resp. jejich poddodavatelů) požadovat předložení údajů o jejich majetkové struktuře; tyto údaje musí blíže specifikovat v zadávací dokumentaci a dodavatelé je musí předložit v rámci svých nabídek. U vybraného dodavatele (právnické osoby) se skutečný majitel bude primárně zjišťovat pomocí evidence skutečnýchmajitelů.
Nebude-li možné skutečného majitele vybraného dodavatele zjistit z evidence skutečnýchmajitelů (např. dodavatel není zapsán), zadavatel je povinen odeslat vybranému dodavatelivýzvu:
(a) k předložení výpisu z evidence obdobné evidenci údajů o skutečných majitelích (obdobná evidence v jiném členském státe EU, kde je již vybraný dodavatel zapsán – např. v SR „registerpartnerovverejného sektoru“) nebo umožňuje-li taková obdobné evidence neomezený, resp. dálkový přístup, postačí pouze odkaz na informace uvedené v této evidenci;
(b) ke sdělení identifikačních údajů všech osob, které jsou jeho skutečným majitelem a předložení relevantních dokladů (např. výpis z obchodního rejstříku, seznam akcionářů, rozhodnutí o vyplacení podílu na zisku, společenská smlouva); postačí prosté kopie dokladů odpovídající aktuálnímu stavu (max. stáří dokladů zákon výslovně neřeší).
Zákon nutně nevyžaduje, aby vybraný dodavatel na základě výše uvedené výzvy rozkrýval celou svoji vlastnickou strukturu nad rámec předložení dokladů prokazujících vztah skutečnýchmajitelů k vybranému dodavateli. Zadavatel posuzuje, zda předložené doklady skutečně dokládají vztah skutečnýchmajitelů k vybranému dodavateli a může ověřit věrohodnost poskytnutých údajů.
Pokud vybraný dodavatel nepředloží požadované informace a doklady, bude zadavatelem ze zadávacího řízení vyloučen.
Evidence skutečných majitelů
Evidence je neveřejná, tzn. přístup je umožněn jen vybraným subjektům a údaje o skutečném majiteli se neposkytují spolu s opisem zápisu z veřejného rejstříku ani se neuveřejňují.
Návrh na zápis do evidence je oprávněna podat osoba, která je oprávněna podat návrh na zápis do veřejného rejstříku (obchodního rejstříku), a to prostřednictvím formuláře. Zapisovanými údaji jsou jméno a adresa místa fyzické osoby (skutečného majitele), resp. bydliště, datum narození a rodné číslo, státní příslušnost a údaj o podílu na hlasovacích právech, resp. na zisku nebo jiné skutečnosti, na nichž je založeno postavení skutečného majitele. Bezplatnost zápisu je pouze do konce roku 2018, poté je zápis zpoplatněn správním poplatkem ve výši 1000 Kč. Rejstříkový soud údaje zaeviduje do 5 dnů.